Uno de los principales ladrones de tiempo en la actividad directiva suelen ser las reuniones mal planteadas.

En general, una reunión eficaz no es aquélla en la que el directivo reúne a sus empleados única y exclusivamente para transmitirles información. Quizás a eso, deberíamos llamarle exposición o incluso “discurso”. Una reunión eficaz va más allá.

Una posible definición sería “el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos.”

Por lo tanto, la reunión implica interacción, colaboración, participación y objetivos bien definidos.

¿Por qué algunas reuniones son ineficaces?

Son muchas las causas de la falta de eficacia de las reuniones, sin embargo, podríamos destacar las siguientes:

• La falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr

• La dispersión, los cambios de tema o el salirse del mismo. La ausencia de un orden del día.

• El no tener interés el asunto a tratar.

• La susceptibilidad entre los asistentes.

• La falta de confianza.

• La falta de participación de los asistentes.

• La falta de habilidad de quien dirige la reunión.

• Ausencia de liderazgo.

• El que existan participantes que hablen demasiado “protagonistas” y no dejen hablar a los demás.

• El convocar la reunión a una hora inapropiada.

• Las reuniones demasiado largas.

• El que haya demasiados participantes o estén mal elegidos.

• El exceso de enfrentamientos con tensiones personales.

• Las interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros.

• Cuando no se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar.

• La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión.

• Se habla mucho y no se concreta al final “qué” hay que hacer, “quién” lo tiene que hacer y para “cuándo” hay que hacerlo.

Todos estos errores podemos automáticamente convertirlos en ideas. Por ejemplo, debemos de definir claramente el o los objetivos de la reunión. Si no tenemos un objetivo bien definido ¿Para qué vamos a reunirnos?. Defina con exactitud objetivos de una sola línea de texto.

Estructure un “Orden del día”. No es suficiente con que el directivo conozca los objetivos de la reunión. También será necesario que todos los participantes sepan de qué se va a hablar.

Indique con precisión el día, hora, lugar y duración prevista de la reunión. No hay peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalización. Procure que los temas a tratar tengan cierto interés para los participantes. En caso contrario estaremos introduciendo un nuevo ladrón de tiempo para todos. Intente centrar la reunión en los temas específicos para los que se han reunido. Es fácil caer en la trampa de la dispersión de temas y al final, acabarán hablado de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto. Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto y la educación para conseguirlo.

Los asistentes deben, al finalizar la reunión, tener la impresión de que la misma ha sido productiva y que ha servido para algo.

Debemos intentar que todos los participantes participen por igual. Fomente continuamente la participación. Seguro que todos tienen algo interesante que decir. Evite que algún participante monopolice la reunión. Agradezca su participación pero dé paso a los demás. Elija y “pacte” la hora más apropiada para celebrar la reunión. Los participantes deben de estar centrados en la reunión y no en la hora del almuerzo o la hora de marcharse a casa.

No realice reuniones demasiado largas. Lo único que conseguirá es agotar a los participantes y que no deseen asistir a ninguna reunión suya. Un tiempo prudencial suele ser una hora u hora y media. En algunos casos se realizan reuniones maratonianas cuyo único objetivo ganar por agotamiento y que se adopten decisiones poco maduradas.

Sea puntual, tanto en la hora de inicio como en la de finalización. Los asistentes se lo agradecerán. Demuestre que sabe controlar el tiempo. No pretenda que todas las iniciativas surjan en la reunión. Tal vez su único objetivo es preparar el terreno para que en una segunda reunión se realicen las aportaciones, sugerencias e ideas.

Para algunos puede ser difícil dirigir una reunión con 20 personas. Divide y vencerás. Trabaje con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas. Intente que sus colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar un “orden del día”. También debe de ser cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales y recursos que emplearán durante la misma. Y al final de la reunión, no se olvide de definir claramente el QUÉ, QUIÉN, CUÁNDO y CÓMO de todos y cada uno de los temas tratados.

Cualquier punto del orden del día debería seguir este esquema; INTRODUCCIÓN, DESARROLLO y CONCLUSIÓN. Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de “cerrar” o concluir. En definitiva se trata de que los acuerdos adoptados queden claramente reflejados y todos los participantes conozcan con exactitud qué se va a hacer. Levantar acta de la reunión, puede ser una buena idea.